Serviços

Serviços Contábeis
A transparência e a correção contábil têm um grande peso na paz que todos os condomínios almejam e na credibilidade e tranqüilidade do próprio Síndico.
Trabalhamos na elaboração dos balancetes mensais, previsões orçamentárias, emissão e controle das cotas condominiais, controle de inadimplências e respectivas cobranças.
Além disso a PAM Condomínios tem o suporte (parceria) da PAM Contábil, que presta serviços para mais de 60 empresas, e toda esta experiência estará à disposição do seu condomínio na larga experiência na administração de pessoal (RH) prestada a essas empresas que somam mais de 600 funcionários, controlando seus deveres e direitos como escalas de férias, de serviço e de folgas, minimizando gastos com horas extras e ações trabalhistas.
Conta Bancária vinculada
Não trabalhamos com conta “pool”.
A conta “pool” é uma conta bancária única e em nome da Administradora. Nessa conta, são depositadas todas as receitas, de todos os clientes, inclusive da própria Administradora, e todos os pagamentos são feitos através dessa conta e pela própria administradora. E tem sido essa “mistura” a responsável por erros não intencionais ou mesmo por fraudes, pois é de difícil fiscalização. Fora o fato de que com a conta “pool” o dinheiro não fica nas “mãos” do condomínio e se a administradora “quebrar” poderá ficar difícil recuperá-lo.
Na conta vinculada que fica em nome do condomínio, a Conciliação Bancária, que é a verificação item a item de todas as despesas (cheques, saques, etc.) e receitas (recebimento de cotas, etc.) é realizada com base nos extratos emitidos pelos bancos e não sobre um extrato que é gerado pela própria administradora. A PAM defende que o dinheiro do condomínio jamais seja misturado com o de outro qualquer, e muito menos que se misture com o dinheiro da administradora.
Embora a conta “pool” facilite a vida da administradora, por outro lado complica, e muito, o condomínio sobrecarregando a fiscalização. Na verdade, torna quase impossível a certeza de que tudo está correto.
Movimentação Bancária
O condomínio é quem escolherá o Banco com o qual quer trabalhar; é quem definirá como serão feitos os pagamentos das despesas e quem irá efetuar essas operações.
Seja quem for o responsável por efetuar pagamentos, no caso do uso de cheques, para serem anexadas aos balancetes mensais.
Se for desejo do condomínio que a PAM realize pagamentos específicos ou não, como água, luz, salários, etc., será importante que seja nos fornecido uma senha específica, ou uma procuração, de modo que seja possível detectar sem sombra de dúvidas, quem foi o responsável pelo pagamento.
Quanto a aplicações financeiras de dinheiro “parado”, também será o condomínio quem definirá quando, quanto e que tipo de investimento deverá ser feito.
Boletos
A PAM não cobra à parte pela emissão normal dos boletos ordinários, afinal é um serviço rotineiro, mensal, sendo justo que esteja embutido no valor dos honorários e não cobrado separadamente.
Os próprios condôminos podem acessar pela internet e emitir suas 2ªs vias dos boletos.
O condomínio escolherá livremente o Banco responsável pela emissão de seus boletos e as datas dos respectivos vencimentos.
Balancetes
Também não cobramos à parte para confeccionar os balancetes mensais. Todos os comprovantes de despesas e receitas serão colados identificados e encadernados em folhas numeradas.
Essa numeração facilitará a confecção dos relatórios do Conselho Fiscal, pois bastará que seja citada e a observação apontada, sem a necessidade de serem especificados detalhes dos comprovantes, tais como nº da N.Fiscal, nome da empresa, data, etc.
Demonstrativo Sintético
Além do resumo de Receitas e Despesas a PAM gera um demonstrativo extra que visa dar o máximo de informações e transparência a todos os condôminos.
Neste impresso podem ser registrados:
  • Os números das unidades inadimplentes (não os nomes), os valores das dívidas, os acordos, etc. (a Lei permite, mas será o condomínio quem decidirá se vai querer divulgar ou não esses dados sobre a inadimplência.);
  • Os consumos mensais de energia elétrica, água, gás, telefone;
  • O pagamento dos encargos trabalhistas, para acompanhamento destas importantes obrigações;
  • Saldos do Fundo de Reserva e Fundo de Obras e outros Fundos, se houver;
  • Um espaço para avisos, recomendações;
Balancetes – Livro Caixa
Pagamentos em espécie (dinheiro), o “caixinha”:
Nem sempre é possível pagar despesas através do sistema bancário, eletronicamente ou por cheques, portanto, é natural que alguns pagamentos sejam feitos em espécie. Mas pagar em dinheiro não é um grande problema, problema é não controlar adequadamente estas operações.
Sendo assim, a PAM fornece um Livro Caixa e instrui ao Síndico a manuscrevê-lo, registrando todas as receitas e despesas efetuadas em dinheiro, suas respectivas datas, discriminações, valores e o saldo.
Ao final do mês, cópias xérox deste livro são anexadas aos balancetes e que serão equivalentes aos extratos bancários na conciliação. Este livro/controle também evita que o Síndico, sem perceber, coloque dinheiro do próprio bolso ao pagar despesas do condomínio.
A PAM também recomenda ao Síndico que pague em dinheiro apenas despesas pequenas e que o saldo do “Caixa Dinheiro” não ultrapasse os R$300,00.
Balancetes – Conselho Fiscal
Uma pré-fiscalização. A PAM, ao montar os balancetes, emite e encaderna um “Parecer” apontando ressalvas, fazendo sugestões administrativas para o Síndico. Enfim, este documento serve como um ponto de partida para os Conselheiros Fiscais elaborarem os seus pare-ceres.
Um exemplo comum em nossas observações é que uma Nota Fiscal comprova a despesa, mas não necessariamente o seu pagamento, sendo assim, quando a NF servir como Recibo, é recomendável que seu emissor aponha o carimbo “PAGO” e a assinatura de quem recebeu, ou que anexe a ela um recibo específico.
Nos balancetes são encadernadas folhas específicas para uso do Síndico e do Conselho Fiscal, de forma que esses relatórios ou pareceres, bem como as respostas ou providências, não se percam com o passar do tempo. Também há uma folha de protocolo para que fiquem registradas as datas em que o balancete trocou de mãos entre os Conselheiros, Síndico, etc. até serem arquivados.
Documentação Trabalhista
A PAM tem por norma encadernar em separado toda a documentação trabalhista dos funcionários dos seus clientes.
Ou seja, todos originais dos hollerits, guias pagas do INSS, FGTS, PIS, IR, recibo de férias, folhas de ponto, escalas, demonstrativos, recibo de conectividade, etc., são separados mês a mês, e ao final do ano são encadernados num só livro.
A razão deste procedimento é facilitar sobremaneira a apresentação desta documentação em ações trabalhistas, (um só volume e não 12 por ano), além de dar uma boa impressão de organização e zelo patronal.
Nos balancetes mensais, são encadernadas cópias desses documentos com um carimbo de “cópia autêntica” e a devida rubrica da PAM.
Assembléias Gerais (AG)
Edital de Convocação – É um erro comum atribuir pouca importância ao Edital, mas a PAM, ciente do valor deste documento, irá participar totalmente da sua confecção, na clareza da pauta e no cumprimento dos prazos legais.
Atas – a clareza dos textos das atas, de seus conteúdos expressarem a verdade e não distorcerem o que foi deliberado, bem como a fiel observação dos quoruns de lei, também são fatores fundamentais para a harmonia do condomínio e para não se perderem ações na justiça comum.
As atas digitadas pela PAM são bem organizadas, limpas, de fácil leitura e localização de informações desejadas.
A PAM poderá participar de todas as AGs do condomínio, sendo que 01 (uma) ao ano não terá custos extras. Para as demais, o valor estará previsto no nosso Contrato.
Prestação de Contas e Previsão Orçamentária
É um erro comum imaginar que “prestar contas”, significa falar apenas sobre os balancetes mensais, não é. É sim, “prestar esclarecimentos” sobre tudo que se passou num determinado período.
Por parte da PAM, os condôminos sempre receberão, a qualquer tempo, a atenção e os esclarecimentos que solicitarem, cujo objetivo é chegar nas Assembleias com o mínimo possível de dúvidas.
Síndicos inteligentes e sensatos, que agem com o máximo de transparência e prudência, tendo a PAM como sua aliada na sua prestação de “contas/esclarecimentos”, a cada dia verão sua credibilidade aumentar e a diminuir o número de questionamentos.
A PAM, graças aos seus anos de experiência condominial, desenvolveu uma planilha dinâmica para sentar-se com o Corpo Diretivo e fazerem os lançamentos de todas as despesas mensais, anuais, e esporádicas; lançar a inadimplência habitual e outros itens que possam influenciar. Ao final da reunião, os participantes estarão confiantes que a nova taxa condominial será fruto da lógica e não de um chute.
A PAM também costuma sugerir que essa Previsão Orçamentária seja entregue anexa ao Edital de Convocação para permitir a todos os condôminos tenham tempo necessário para estudarem a proposta e votarem conscientemente.
Outros Serviços
Diversos outros serviços são ou podem ser prestados pela PAM ao seu condomínio, entre eles estão a pesquisa de mercado de materiais, bem como a indicação e seleção de profissionais ou empresas prestadoras de serviços.
A PAM também poderá confeccionar e distribuir desde pequenos avisos até cartas oficiais, criar fichas de controle ou matrizes para cópias, bastando que o Síndico defina o sentido do que deseja.
A Administradora deve ser o braço direito do Síndico do condomínio, para isto, o diálogo constante levará ao consenso do que pode e como devem ser feitas as coisas.
Serviços via Internet (sem custos extras)
É inegável o quanto a Internet facilita a vida daqueles que a utilizam, sendo assim, no site da PAM o condômino, morador ou não, poderá acessar uma área privativa do seu por intermédio do e-mail cadastrado e senha, para poder usufruir de alguns serviços como:
  • 2ª via de boletos - impressão e/ou 2ª via c/ novo vencimento;
  • Reserva de áreas comuns - tais como salão de festas, academia, quadra de tênis, etc., sabendo o valor a ser cobrado diretamente no seu próximo boleto;
  • Mural do síndico – para publicação de informativos coletivos online ou para algum condômino em específico.
  • Prestação de contas – se com o boleto é informado de forma concisa, maiores detalhes poderão ser obtidos diretamente no site, dando a necessária transparência a administração do sindico;
  • Documentos do condomínio - convenção, regulamento, atas de assembleias, e até contratos firmados pelo condomínio poderão;
  • Fale com o síndico – ideal para registrar ocorrências online para o Síndico ou para a PAM receberem e responderem, além de ficar no histórico.
Assessoria Jurídica
Alguns condomínios preferem ter contratos com escritórios advocatícios à parte das suas administradoras, por esta razão, a PAM oferece este tipo de assessoria jurídica como opcional, o que impactará, ou não, no valor dos honorários mensais.
Caso não seja incluída no contrato, ainda assim o condomínio não ficará desamparado de poder fazer consultas jurídicas na área condominial, pois a PAM, com seus diversos parceiros, intermediará as consultas (até um certo nível) sem custo algum.
E em casos de ações judiciais, a PAM prestará todo apoio ao jurídico.
Auditoria
A PAM também poderá efetuar auditorias nas contas do condomínio, mas como toda boa auditoria, não se restringirá a apenas verificar se o total dos comprovantes bate com o total da despesa apresentada nos balancetes.
A análise, além das contas, da busca de superfaturamentos, por exemplo, envolve a leitura da Convenção, dos contratos de prestação de serviços e de atas em busca de desobediência às leis ou deliberações de assembléia, ou de quoruns previstos no Código Civil e não obedecidos, e só então poderá ser emitido um parecer.
Se for do interesse, esses serviços são combinados e contratados à parte do valor das mensalidades.
Convenção e Regimento Interno
Uma das dificuldades para se administrar um condomínio está nas Convenções e Regulamentos Internos mal feitos, incompletos ou desatualizados.
A aprovação do novo Código Civil, entre outras coisas, obriga a que a multa por atraso no pagamento da cota condominial seja de no máximo 2%, o que acarretou um aumento do índice de inadimplência. No entanto, o mesmo código trouxe outras coisas boas como a possibilidade de se penalizar condôminos em até 05 ou 10 vezes o valor da sua cota.
O mesmo código permite que se aumente o percentual dos juros, o que compensará a multa de apenas 2%, mas isso só é possível se a Convenção for alterada e aprovada de acordo com a mesma lei.
A PAM pode ser contratada para auxiliar nessa atualização, participando do processo do começo ao fim, inclusive para conseguir o alto quorum de 2/3 das unidades para a deliberação do novo texto.
O valor deste serviço deve ser negociado à parte.